Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

CoolHan GmbH, Am Kronberger Hang 2, 65824 Schwalbach am Taunus. Datenschutzkontakt: webmaster@coolhan.de.

Welche Daten wir verarbeiten

• Bestandsdaten: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr, Ansprechpartner
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon
• Zugangsdaten: Benutzername, Passwort-Hash, 2FA-Geheimnis (verschlüsselt)
• Rechnungsdaten: aus- und eingehende Rechnungen samt Positionen und Partnern
• Nutzungs-/Sicherheitsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, Geräte-/Zugriffsprotokolle

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b): Konto, Rechnungserstellung, Empfang, Archiv
• Rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 c): GoBD-Aufbewahrung 8 Jahre, steuerliche Nachweise
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f): Sicherheit (Login-Schutz, IP-Richtlinien, Protokolle)

Auftragsverarbeiter und Hosting

Hosting in Deutschland (Auftragsverarbeiter: IONOS SE, Deutschland). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) besteht bzw. wird mit Vertragsschluss geschlossen. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Versand, ggf. Chat-Dienst) halten wir im AVV bereit.

Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. gekürzte IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angefragte Ressource, Statuscode, User-Agent). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Diese Logs werden nur kurzfristig und getrennt vom Nutzerkonto aufbewahrt und dienen der Abwehr von Angriffen und der Fehleranalyse.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Inhalt) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 b bzw. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zahlungsabwicklung

Für Bezahltarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Bei einem Bezahlvorgang werden die Zahlungs- und Abrechnungsdaten direkt an Stripe übermittelt und dort verarbeitet; wir selbst speichern keine vollständigen Karten-/Kontodaten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. (USA) übermitteln; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Details: die Datenschutzhinweise von Stripe.

E-Mail-Versand

Für den Versand von Bestätigungs-, System- und Rechnungs-E-Mails setzen wir einen E-Mail-/SMTP-Dienstleister ein (Auftragsverarbeiter: IONOS SE). Verarbeitet werden Empfängeradresse und E-Mail-Inhalt zum Zweck der Zustellung (Art. 6 Abs. 1 b/f DSGVO).

Chat-Funktion

Der Website-Chat beantwortet Fragen zunächst aus einer redaktionellen Wissensbasis. Ist ein externer Assistenzdienst konfiguriert, werden dafür ausschließlich der Fragetext übermittelt (Dienstleister: NAVER CLOVA bzw. Anthropic — nur sofern aktiviert); geben Sie im Chat keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ein.

Fremdbelege aus dem Ausland (Zusatzfunktion)

Für die optionale Zusatzfunktion „Fremdbelege“ (reine PDF-Einkaufsbelege aus dem Ausland, kein Scan/Foto) gilt: Die Texterkennung selbst läuft lokal auf unserer Infrastruktur (kein externer Dienst). Ist ein KI-Assistenzdienst konfiguriert (Dienstleister: Anthropic — nur sofern aktiviert), wird der aus dem Beleg extrahierte Text zur Strukturierung (Lieferant, Betrag, Datum, Währung) bzw. zur Übersetzung ins Deutsche an diesen Dienst übermittelt; ohne Konfiguration erfolgt die Erfassung ausschließlich manuell. Zur Umrechnung in Euro fragen wir den öffentlichen Tageskurs der Europäischen Zentralbank ab (nur Währungscode und Datum, keine personenbezogenen Daten). Das Original-PDF wird unverändert GoBD-konform archiviert; der erzeugte interne Buchungsbeleg ersetzt nicht die Originalrechnung des Lieferanten.

Speicherdauer

Rechnungsdaten: 8 Jahre (GoBD/AO §147) — auch nach Kontolöschung bleiben versiegelte Belege bis Fristende erhalten; übrige personenbezogene Daten werden bei Kontolöschung entfernt.

Empfänger und Drittlandtransfer

Eine Weitergabe erfolgt nur an die genannten Auftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Versand, ggf. Chat-Dienst) sowie an Stellen, zu denen eine gesetzliche Pflicht besteht (z. B. Finanzbehörden). Die Kernverarbeitung findet in Deutschland/der EU statt. Eine Übermittlung in Drittländer kann im Rahmen der Zahlungsabwicklung (Stripe, ggf. USA) erfolgen — ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

Keine automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Kontierungs- und Steuervorschläge sind unverbindliche Hilfen; die Entscheidung trifft der Nutzer.

Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: Transportverschlüsselung (TLS), Passwort-Hashing, optionale Zwei-Faktor-Authentisierung, IP-/Länder-/Gerätebeschränkung, mandantengetrennte Datenhaltung, Prüfsummen und ein unveränderbares WORM-Archiv.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; zuständig ist insbesondere: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wiesbaden.

Cookies

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